Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

Nguồn bài viết: Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

Nếu bạn đang làm việc hoặc sở hữu một công ty dù lớn hay nhỏ thì phần mềm Outlook của Microsoft chắc chắn sẽ là một trong những công cụ không thể thiếu. Outlook mang đến nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như quản lý email, lịch, danh bạ,… Nhưng đó chưa phải là tất cả. Sau đây, Hawk sẽ hướng dẫn bạn các mẹo để tận dụng tối đa Microsoft Outlook trên web.

1. Tính năng lọc email Hộp thư đến Ưu tiên

Thủ thuật đầu tiên trong danh sách này là Hộp thư đến Ưu tiên, một trong những tính năng quan trọng mà Hawk khuyên bạn nên sử dụng. Hộp thư đến Ưu tiên thường được kích hoạt theo mặc định mỗi khi chúng ta mở Outlook trên trình duyệt.

Trong trường hợp tính năng này chưa được bật, bạn có thể bật Hộp thư đến Ưu tiên bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấn nút bật tắt tại “Focused Inbox“.

Khi đó, Outlook sẽ lọc các thư mà chương trình cho là quan trọng nhất đối với người dùng. Bạn có thể chuyển sang các email không quan trọng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào nút “Other (Khác)“.

Tuy nhiên, đôi khi bạn vẫn phải lọc Hộp thư đến của mình theo cách thủ công vì tính năng Hộp thư đến Ưu tiên không thể phân loại tất cả các email một cách chính xác. Trong trường hợp này, tính năng Bộ lọc sẽ là một giải pháp cho bạn.

Để sử dụng, bạn chọn nút “Filter”Ở góc trên cùng bên phải (trong cột email đến). Bạn có thể lọc theo email chưa đọc, gửi cho tôi, được gắn cờ, đề cập, tệp đính kèm, sắp xếp theo ngày, từ người gửi,…

2. Tính năng “Luôn chuyển đến Hộp thư đến Ưu tiên” và “Luôn chuyển sang Hộp thư đến khác”

Như đã đề cập ở trên, tính năng Hộp thư đến Ưu tiên trong Outlook không hoạt động bình thường vì các email quan trọng có thể được chuyển sang “Khác” và ngược lại. Để giải quyết tình trạng này, ngoài việc sử dụng tính năng Bộ lọc như đã nói, bạn cũng có thể sử dụng tính năng “Luôn chuyển đến Hộp thư đến Ưu tiên” và “Luôn chuyển đến Hộp thư đến khác“. Đây sẽ là một cách để bạn chuyển email từ một người gửi cụ thể sang” Tập trung “hoặc” Khác “.

Để sử dụng “Luôn chuyển đến Hộp thư đến Ưu tiên, bạn chọn bất kỳ email nào (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Other“. Sau đó, chọn mục “Move to” → chọn “Always move to Focused Inbox”. Khi đó, các email trong tương lai từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị trong phần “Tiêu điểm”.

Cách sử dụng “Luôn chuyển đến Hộp thư đến khác“cũng tương tự. Bạn chọn một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần” Tiêu điểm “. Sau đó, chọn mục “Move to” → chọn “Always move to Other Inbox”. Sau đó, các email trong tương lai từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị trong phần “Khác”.

3. Tính năng lập lịch email

Tính năng này cũng khá giống với Gmail, Hawk cũng đã có một bài viết về thủ thuật để làm việc hiệu quả với Gmail tại đây. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Gmail thì đây là một bài viết hữu ích dành cho bạn.

Quay trở lại với Outlook, để sử dụng tính năng lập lịch gửi email trong Outlook cũng rất đơn giản. Sau khi soạn email, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh mục “Send” → chọn “Send later”. Cuối cùng, bạn chỉ cần xác định ngày và giờ mà bạn muốn gửi.

4. Sử dụng phím tắt

Bạn muốn tiết kiệm thời gian sử dụng Outlook? Tại sao không sử dụng một số phím tắt thay vì kéo và nhấp? Cũng giống như Word, Excel hoặc PowerPoint, Outlook trên web có một số phím tắt cho các chức năng mà người dùng thường sử dụng. Với các phím tắt này, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và có thể hoàn thành một số công việc bổ sung trong ngày.

Một số phím tắt phổ biến thường được nhiều người sử dụng:

• N: Tạo một tin nhắn hoặc sự kiện lịch mới
• Ctrl + R hoặc R: Trả lời tin nhắn email
• Ctrl + Enter: Gửi tin nhắn email
• Ctrl + B: Áp dụng định dạng đậm cho văn bản
• Ctrl + I: Áp dụng định dạng nghiêng cho văn bản
• Ctrl + U: Gạch chân văn bản
• Shift + Delete: Xóa vĩnh viễn tin nhắn hoặc mục đã chọn

Để biết tất cả các phím tắt của Outlook trên web, hãy xem hướng dẫn do Microsoft thực hiện tại đây.

5. Tính năng chuyển đổi ngôn ngữ

Đây chắc chắn là một tính năng dành cho những ai không quá rành tiếng Anh. Để có thể chuyển đổi toàn bộ giao diện của Outlook sang tiếng Việt hoặc các ngôn ngữ khác, bạn truy cập vào biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings). Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập “Language” và sau đó chọn vào “Language and region (Ngôn ngữ và vùng)”. Cuối cùng, bạn chọn tiếng Việt hoặc ngôn ngữ bạn muốn và nhấp vào “Save”Ở góc dưới bên phải.

6. Tính năng tìm kiếm (Search)

Nếu bạn mới sử dụng Outlook, đôi khi bạn sẽ bị nhầm lẫn giữa các mục hoặc không hiểu cách thay đổi cài đặt liên quan đến hộp thư đến, đọc tin nhắn, gửi tin nhắn,… Tuy nhiên, bạn không cần quá lo lắng. Được bộ máy tìm kiếm lắng nghe (Search) sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Từ biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings) ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy thanh công cụ tìm kiếm (Search). Bằng cách tìm kiếm các từ khóa có liên quan trong phần Tìm kiếm này, bạn có thể giải quyết các vấn đề bạn đang gặp phải với Outlook. Bạn cũng có thể nhấp vào nút “View all Outlook settings”Ở dưới cùng để xem tất cả cài đặt Outlook.

7. Tính năng tạo chữ ký

Tạo chữ ký mang lại cho email của bạn một dấu ấn cá nhân.

Để thiết lập chữ ký email, hãy chuyển đến menu cài đặt, nhập “Chữ ký” trong thanh Tìm kiếm (Search). Sau đó, bạn chọn “Chữ ký email”Và từ đây bạn có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào email của mình. Bạn có thể chọn thêm chữ ký vào các email mới hoặc email mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời.

8. Trả lời tự động (Trả lời tự động)

Cuối cùng trong danh sách thủ thuật hôm nay là tính năng trả lời tự động. Để sử dụng chức năng này, hãy vào Cài đặt, gõ “Trả lời” trên thanh tìm kiếm, rồi bấm vào mục “Trả lời tự động”. Tại giao diện “Trả lời tự động, bạn bật tính năng này trong phần “Automatic replies on“.

Bạn cũng có thể đặt Outlook tự động gửi phản hồi email trong một khoảng thời gian nhất định với nội dung bạn đã chuẩn bị và nhấp vào Lưu.

Ngoài ra, có 3 mục mà chúng ta cần chú ý:

• Chặn lịch của tôi trong khoảng thời gian này: Chặn tính năng lịch trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tự động từ chối lời mời mới cho các sự kiện diễn ra trong khoảng thời gian này: Tự động từ chối lời mời tham gia sự kiện trong một khoảng thời gian nhất định.
• Từ chối và hủy các cuộc họp của tôi trong khoảng thời gian này: Từ chối các cuộc họp trong một khoảng thời gian nhất định.

Và vừa rồi là một số mẹo để tận dụng tối đa công cụ dựa trên web của Microsoft Outlook. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm nhiều bài viết về : Thủ thuật máy tính

Bản quyền thuộc: tinthuthuat.com

from tinthuthuat.com https://ift.tt/323ewB5
via tinthuthuat.com