10 mẹo thiết kế biểu đồ và đồ thị Excel đơn giản, đẹp mắt

Nguồn bài viết: 10 mẹo thiết kế biểu đồ và đồ thị Excel đơn giản, đẹp mắt

Thực sự là một ý tưởng hay khi kết hợp các thiết kế biểu đồ và đồ thị Excel trực quan vào tài liệu. Excel sẽ giúp bạn tạo ra các kế hoạch với các biểu đồ tích hợp thu hút mọi người ngay từ cái nhìn đầu tiên, nhưng vẫn đảm bảo rằng nội dung được thể hiện chính xác.

Để đảm bảo bạn có thể trình bày dữ liệu của mình một cách thuyết phục nhất có thể, bạn nên tùy chỉnh biểu đồ của mình trong Excel. Dưới đây là một số mẹo nhanh về cách sử dụng Excel để làm cho đồ thị của bạn trở nên thuyết phục, dễ đọc và đẹp mắt.

Lưu ý: Các ví dụ được trình bày trong bài viết này được sử dụng trên Excel cho Mac 2011. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản hoặc hệ điều hành khác, việc thực hiện các mẹo sau có thể hơi khác.

1. Chọn loại biểu đồ phù hợp cho dữ liệu

Trước khi bắt đầu điều chỉnh các yếu tố thiết kế, bạn cần biết dữ liệu của mình được hiển thị ở định dạng nào một cách tối ưu. Biểu đồ thanh, hình tròn và đường biểu thị các ý nghĩa khác nhau của dữ liệu, vì vậy bạn cần chọn biểu đồ tốt nhất để kể câu chuyện bạn muốn.

Biểu đồ cột và biểu đồ hình tròn giúp bạn so sánh các danh mục. Biểu đồ hình tròn thường so sánh các phần của dân số, trong khi biểu đồ cột có thể so sánh nhiều tiêu chí hơn. Biểu đồ cột dễ đọc hơn và làm nổi bật sự khác biệt gia tăng giữa các danh mục, vì vậy chúng thường là lựa chọn ưu tiên. Biểu đồ hình tròn được sử dụng tốt nhất trong trường hợp hiển thị sự đóng góp của các danh mục trong một tập hợp.

Hãy xem xét sự khác biệt về cùng một tập dữ liệu được hiển thị dưới dạng biểu đồ tròn và biểu đồ cột bên dưới:

Biểu đồ đường trông giống như một phiên bản ngang của biểu đồ cột, giúp bạn hiển thị dữ liệu của mình đã thay đổi như thế nào theo thời gian. Bạn có thể theo dõi nhiều giá trị trong thời gian đó, nhưng chìa khóa của biểu đồ đường là yếu tố thời gian.

Để biến dữ liệu của bạn thành một trong những loại biểu đồ này trong Excel, hãy đánh dấu dữ liệu bạn muốn chuyển đổi thành biểu đồ, sau đó chọn Biểu đồ trong điều hướng trên cùng (hoặc chọn Chèn => Biểu đồ nếu bạn đang sử dụng phiên bản khác). Sau đó, chọn biểu đồ thích hợp nhất cho dữ liệu của bạn.

2. Sắp xếp dữ liệu biểu đồ cột một cách trực quan

Nếu bạn đang sử dụng biểu đồ cột để hiển thị dữ liệu của mình, mẹo sau có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho dữ liệu của bạn. Hầu hết các biểu đồ thanh sẽ trông như thế này:

Dữ liệu được sắp xếp ngẫu nhiên, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm ra những đặc điểm nổi bật. Thay vào đó, bạn nên sắp xếp lại các điểm dữ liệu của mình theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất, bạn sẽ nhận được một biểu đồ như sau:

Nếu biểu đồ cột của bạn nằm ngang, các giá trị lớn hơn phải ở trên cùng. Nếu biểu đồ thanh của bạn thẳng đứng, hãy sắp xếp chúng từ trái sang phải. Đó là cách mọi người thường đọc dữ liệu bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu bạn đang trình bày dữ liệu này bằng ngôn ngữ khác, hãy thay đổi thứ tự để phản ánh đúng các mẫu đọc.

Để sắp xếp thứ tự các biểu đồ trong Excel, bạn cần sắp xếp dữ liệu từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Nhấp vào Dữ liệu => Sắp xếp và chọn cách bạn muốn sắp xếp.

3. Rút gọn các nhãn trên Y. trục

Các nhãn trên trục Y tương đối dài, vì các số lớn có thể chiếm nhiều không gian và làm mất mỹ quan của biểu đồ, như bạn có thể thấy trong biểu đồ bên dưới:

Để rút ngắn chúng, hãy nhấp chuột phải vào một trong các nhãn trên trục Y và chọn Định dạng trục từ menu xuất hiện. Chọn Số ở phía bên trái, sau đó chọn Tùy chỉnh từ danh sách Danh mục. (Bỏ chọn Liên kết với Nguồn nếu nó được chọn trước, nếu không bạn sẽ không thể nhấp vào Tùy chỉnh)

Nhập mã định dạng tùy chỉnh $ 0 ,, m (như hình bên dưới) và nhấp vào OK để đóng.

Biểu đồ kết quả sẽ trông đơn giản và gọn gàng hơn nhiều:

4. Xóa các dòng nền

Đồ thị cho phép bạn so sánh dữ liệu trong một tập hợp mà không cần phải đi sâu vào phân tích. Mọi người sẽ không nhìn vào biểu đồ để tìm kiếm sự gia tăng chênh lệch giữa các điểm dữ liệu, những gì họ cần là xem các xu hướng chung, bao quát ngay lần đầu tiên.

Để giúp mọi người tập trung vào những xu hướng đó, hãy xóa các đường trên nền của biểu đồ. Những đường này thừa, không hữu ích và gây mất tập trung, hãy cắt chúng khỏi biểu đồ để giúp mọi người tập trung vào dữ liệu quan trọng.

Để loại bỏ đường nền, hãy chọn Bố trí Biểu đồ => Đường lưới => Không Đường lưới bên dưới tùy chọn Ngang và Dọc.

5. Loại bỏ lề dòng mặc định

Excel tự động thêm lề trước điểm dữ liệu đầu tiên và sau điểm dữ liệu cuối cùng, như bạn có thể thấy trong hình bên trái bên dưới. Tuy nhiên, trong hình bên phải, biểu đồ đường sẽ đẹp hơn nếu không có các cạnh:

Để loại bỏ các lề này, hãy bấm đúp vào trục ngày và cửa sổ Định dạng Trục sẽ bật lên. Trong Tùy chọn Trục, thay đổi Trục Vị trí thành Bật Đánh dấu.

6. Loại bỏ các hiệu ứng không cần thiết

Hầu hết các mẫu biểu đồ của Excel đều được tạo kiểu sẵn với các định dạng như bóng đổ, đường viền, hình tròn, v.v. Những kiểu này có thể làm cho dữ liệu khó thấy hơn. Bạn hoàn toàn có thể xóa chúng khỏi biểu đồ của mình.

Để loại bỏ các hiệu ứng này trong Excel, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Định dạng Khu vực Biểu đồ, sau đó loại bỏ tất cả các hiệu ứng bổ sung và không cần thiết trên dữ liệu của bạn.

7. Không sử dụng hiệu ứng 3D

Để làm cho dữ liệu trông lạ mắt hơn, mọi người thường tạo biểu đồ cột, đường và hình tròn 3D, nhưng trên thực tế, điều đó chỉ khiến dữ liệu khó đọc hơn. Bởi vì dữ liệu bị lệch, nó sẽ cung cấp cho người đọc một cảm giác không chính xác về ý nghĩa thực sự của dữ liệu. Hãy xem biểu đồ hình tròn trông khác nhau như thế nào trong 2D so với 3D:

Để xóa định dạng 3D khỏi biểu đồ của bạn, hãy bấm đúp vào thanh, đường hoặc một phần của hình tròn bạn muốn thay đổi, chọn Định dạng 3D và đặt Trên cùng, Dưới cùng thành Không có.

8. Xóa bình luận nếu không cần thiết

Huyền thoại (chú thích) cho bạn biết thông tin bạn có thể đọc trên biểu đồ một cách dễ dàng. Nếu bạn có nhiều danh mục trên trục X hoặc nhiều điểm dữ liệu cho mỗi danh mục, thì việc sử dụng chú thích là hoàn toàn cần thiết. Nhưng nếu bạn chỉ so sánh một vài điểm dữ liệu, thì bạn không nên sử dụng chú thích.

Để xóa nhận xét trong Excel, chỉ cần bấm đúp vào hộp văn bản nhận xét, sau đó nhấn Delete trên bàn phím của bạn:

9. Sử dụng màu sắc thương hiệu

Các màu cài sẵn trong Excel khá nhàm chán với các màu cơ bản. Một cách nhanh chóng để làm cho chúng nổi bật là biến chúng thành màu sắc mang thương hiệu của riêng bạn. Đây là một chi tiết nhỏ sẽ làm cho biểu đồ của bạn trông đặc biệt hơn.

Để đảm bảo bạn luôn sử dụng đúng màu thương hiệu, hãy lấy mã HEX của màu thương hiệu. Sau đó đưa nó vào bộ chuyển đổi màu HEX => RBG. Trong Excel, bấm đúp vào các phần của biểu đồ mà bạn muốn thay đổi màu. Trong phần Fill => Color => More Colors.

Trong cửa sổ bật lên, chọn biểu tượng thứ hai từ bên trái với các thanh trượt. Bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống, chọn Thanh trượt RGB, sau đó nhập mã HEX, vậy là bạn đã có một biểu đồ với các màu mang thương hiệu của riêng mình.

10. Thêm bóng vào biểu đồ đường

Các vùng được tô bóng bên dưới các đường trong biểu đồ đường có thể giúp biểu đồ của bạn trông nổi bật hơn và thể hiện dữ liệu trực quan hơn.

Để thêm vào vùng bóng mờ đó, bạn phải đánh lừa Excel bằng cách thêm một chuỗi dữ liệu khác. Hãy quay lại bảng trong Excel mà bạn đã sử dụng để tạo biểu đồ đường và đánh dấu các điểm dữ liệu tạo nên trục Y (trong trường hợp này là số lượng). Sau đó, sao chép và dán hàng bên dưới để có hai chuỗi dữ liệu giống nhau.

Tiếp theo, chỉ đánh dấu các giá trị dữ liệu của hai chuỗi dữ liệu là giống nhau, không bao gồm nhãn. Bên dưới khu vực này được đánh dấu bằng màu xanh lam.

Một dòng có màu khác (màu đỏ trong ví dụ này) sẽ xuất hiện trên đầu dòng ban đầu của biểu đồ. Nhấp vào dòng để chọn, sau đó nhấp chuột phải và chọn Thay đổi loại biểu đồ chuỗi từ trình đơn thả xuống.

Trong menu mới xuất hiện, hãy chọn danh mục đầu tiên trong danh mục Khu vực.

Biểu đồ đường mới của bạn sẽ trông như thế này:

Tiếp theo, bấm đúp vào vùng bóng mờ trên biểu đồ (vùng màu đỏ trong ví dụ này) và menu Định dạng Chuỗi Dữ liệu sẽ xuất hiện. Nhấp vào Tô từ bên trái và chọn Tô rắn. Trong phần Màu tô, chọn màu giống với màu của đường trong biểu đồ. Bạn có thể tùy ý thay đổi độ trong suốt, nhưng độ trong suốt 66% là lý tưởng.

Sau đó, trong Màu viền, chọn Tô rắn. Trong phần Màu tô, chọn màu giống với màu của đường trong biểu đồ. Thay đổi độ trong suốt của bạn thành độ trong suốt giống như màu đường viền và bạn đã hoàn tất việc tạo bóng cho biểu đồ của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách gộp ô trong Excel trong vòng 5 phút

Xem thêm nhiều bài viết về : Thủ thuật máy tính

Bản quyền thuộc: tinthuthuat.com

from tinthuthuat.com https://ift.tt/OMi1qfd
via tinthuthuat.com