So sánh ưu và nhược điểm của Microsoft Word và Google Docs
Nguồn bài viết: So sánh ưu và nhược điểm của Microsoft Word và Google Docs
Nếu phải chọn giữa Google Documents và Microsoft Word, bạn sẽ chọn cái nào?
Tôi nghĩ câu trả lời phụ thuộc vào những tính năng bạn cần, mức độ bảo mật bạn yêu cầu cũng như ngân sách hiện tại của bạn.
Microsoft Word và Google Docs đều là những ứng dụng văn phòng cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích giúp bạn hoàn thành các công việc xử lý văn bản.
Thông thường, mọi người sẽ sử dụng kết hợp hai công cụ này, vì không có lý do gì để chúng ta chọn một trong hai
Nhưng rõ ràng, có những trường hợp sử dụng chắc chắn tốt hơn cái kia. Vì vậy trong bài viết này, mình sẽ cùng các bạn so sánh Google Docs với Microsoft Word, để xem điểm mạnh và điểm yếu của chúng như thế nào, từ đó bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất cho mình. .
I. Tại sao Word trở nên phổ biến như vậy?
Microsoft Word có lẽ là ứng dụng xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới hiện nay và nó được phát triển bởi một hãng phần mềm rất nổi tiếng – đó chính là gã khổng lồ Microsoft.
Có 4 lý do để chúng tôi chọn Microsoft Word làm ứng dụng văn phòng chính, đó là:
#Đầu tiên. Chủ nghĩa hiện thực trong công việc
Có thể nói Word là ứng dụng văn phòng mặc định trên tất cả các máy tính hiện nay, khi mở bất kỳ máy tính nào thì hầu hết các bạn đều thấy biểu tượng của Microsoft Word.
Không chỉ có trên hệ điều hành Windows mà Word còn hỗ trợ đa nền tảng. Và các tính năng được tích hợp trong Word vô cùng đa dạng, mạnh mẽ và hữu ích trong quá trình làm việc.
Đó là lý do tại sao Word ngày càng trở nên phổ biến hơn!
Mặc dù một phần mềm trả phí có giá rất cao so với mặt bằng chung thu nhập của nhiều nước nhưng vẫn có nhiều cách để sở hữu phần mềm này “bản quyền”. Vì vậy, Word không ngừng ngày càng trở nên phổ biến hơn.
Không biết đây có phải là chiến lược kinh doanh của Microsoft hay không mà họ lại để người dùng thất vọng như vậy, nhưng nếu muốn siết chặt bản quyền thì tôi nghĩ không khó.
Điều này đồng nghĩa với việc Microsoft Word đã trở nên quá quen thuộc với nhiều người dùng máy tính. Đây là một điểm cần xem xét nếu bạn làm việc với những người khác cũng đang sử dụng Word. Bạn hiểu ý tôi muốn nói gì không?
# 2. Các tính năng xử lý văn bản mạnh mẽ
Microsoft Word ra đời từ năm 1989. Và từ đó đến nay, nó liên tục được bổ sung các tính năng mới và cải tiến giao diện.
Bạn có thể sử dụng Word để tạo bất kỳ loại tài liệu văn bản nào bạn muốn, không chỉ cho công việc mà cho cả mục đích cá nhân, học tập và kinh doanh.
Nếu bạn đang muốn tạo một tài liệu phức tạp, một tờ rơi, một sách điện tử hay một báo cáo ngắn… thì Word có thể đáp ứng cho bạn.
Thành thật mà nói, Word là một trình xử lý văn bản rất mạnh mẽ cho các tài liệu dài hoặc bản thảo có nhiều chương, bạn có thể tạo mục lục và mục lục tự động trong Word rất dễ dàng…
# 3. Là một phần của bộ ứng dụng Office
Một lý do nữa mà Word được sử dụng rộng rãi là do nó nằm trong bộ ứng dụng văn phòng OFFICE (bao gồm Excel, PowerPoint, Outlook ….) nên chúng có quan hệ rất mật thiết với nhau.
Khi sử dụng các ứng dụng này bạn sẽ cảm thấy liền mạch hơn, ví dụ như bạn muốn nhúng biểu đồ từ Excel vào tệp tài liệu Word của mình chẳng hạn. Có, bạn có thể thực hiện dễ dàng chỉ trong một nốt nhạc
Và tất nhiên, sau khi được nhúng trong Word, và khi bạn muốn cập nhật biểu đồ trong Excel, biểu đồ trong tài liệu Word của bạn cũng sẽ được cập nhật tự động. Rất hữu ích trong nhiều trường hợp.
#4. Word cung cấp một kho Mẫu phong phú
Không chỉ hỗ trợ các công cụ xử lý văn bản mạnh mẽ, Word còn cung cấp cho người dùng bộ sưu tập Template đẹp mắt để bạn có thể tạo ra những văn bản ấn tượng và độc đáo.
Ngay cả khi bạn không biết nhiều về thiết kế, MS Word sẽ khiến bạn trông giống như một chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế Công việc của bạn chỉ đơn giản là chọn một mẫu, thay thế văn bản và hình ảnh vào vị trí có sẵn, sau đó chọn màu và tận hưởng các kết quả. Đó là nó
Có thể bạn đang tìm kiếm: Ứng dụng Mẫu và Chủ đề trong chỉnh sửa tài liệu Word
II. Vậy Google Docs có những ưu điểm nổi bật nào?
Mặc dù ra đời muộn hơn MS Word khá nhiều nhưng Google Docs cũng chỉ cung cấp những công cụ cơ bản, đơn giản vì nó chỉ là một dịch vụ trực tuyến chứ không phải phần mềm. Và đây là những ưu điểm vượt trội của dịch vụ này.
#Đầu tiên. Khả năng tiếp cận
Google Docs là một ứng dụng hoàn toàn dựa trên web. Điều đó có nghĩa là bạn không cần cài đặt trên máy tính mà vẫn có thể sử dụng ở bất kỳ đâu, miễn là thiết bị của bạn có kết nối Internet.
Việc bạn cần làm là mở trình duyệt web (chuẩn nhất là Google Chrome) => đăng nhập tài khoản Google / Gmail của bạn => và mở ứng dụng Google Docs Khi sử dụng, bạn sẽ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí.
ngoài ra thì bạn có thể truy cập Google Documents thông qua địa chỉ này: https://ift.tt/fTo8OnV
Vì vậy, như bạn có thể thấy, Google Docs cực kỳ dễ truy cập. Bạn có thể dễ dàng truy cập các tệp văn bản của mình trên bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và bạn đã hoàn tất.
Bạn cũng có thể cài đặt ứng dụng Google Documents trên thiết bị di động của mình (Android / iOS) để có thể tiếp tục làm việc với tệp văn bản đó trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng của mình. Khá linh hoạt về thiết bị sử dụng.
Còn những lúc bạn không có Internet thì sao?
Có, Google Docs cũng hỗ trợ làm việc ngoại tuyến. Nhưng bạn phải đảm bảo thiết lập nó để sử dụng ngoại tuyến trước.
Trình diễn: Bạn cài đặt tiện ích ngoại tuyến của Google Tài liệu tại đây
Sau khi cài đặt tiện ích mở rộng, quay lại trang Google Docs => chọn dấu 3 gạch ngang để nhập cài đặt.
Bạn chọn Cài đặt.
Và đánh dấu vào tùy chọn Hiển thị mẫu gần đây trên màn hình chính => và chọn OK Làm hài lòng.
# 2. Nhóm làm việc
Một điểm mạnh khác của Google Docs là hỗ trợ làm việc theo nhóm dễ dàng.
Google Docs có khả năng chia sẻ tài liệu với những người dùng khác và bạn có thể dễ dàng kiểm soát quyền truy cập của những người mà bạn chia sẻ, ví dụ như các quyền: Chỉ đọc, chỉ nhận xét hoặc cho phép chỉnh sửa nội dung.
Nếu bạn cấp quyền chỉnh sửa cho người khác, họ có thể chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Và bạn sẽ có thể xem ai hiện đang mở tài liệu, ai đã chỉnh sửa nó và vị trí của họ trong tài liệu. Khá tuyệt vời!
# 3. Có đầy đủ các tính năng cần thiết để soạn thảo văn bản
Google Docs có tất cả các tính năng cần thiết để tạo hầu hết các loại tài liệu văn bản khác nhau. Trừ khi bạn đang tìm cách tạo ra thứ gì đó phức tạp hơn bình thường, bạn sẽ thấy các tính năng của Google Documents là quá đủ.
Từ khả năng định dạng văn bản, sử dụng các kiểu văn bản và định dạng đoạn văn bản, đến chèn hình ảnh vào văn bản, chèn bảng, đánh số trang, xuất sang các định dạng tập tin khác…. Bạn có thể dễ dàng thực hiện trên Google Docs.
#4. 100% miễn phí
Có, Google Docs là một dịch vụ trực tuyến hoàn toàn miễn phí. Vì vậy mọi người đều có thể sử dụng một cách dễ dàng và hợp pháp.
Mặc dù bạn có thể vi phạm bản quyền ứng dụng Word một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn là người không thích dùng đồ chùa, sợ bị nhiễm virus hoặc vì lý do nào đó không dùng được Word thì Google Docs vẫn chờ bạn 
Vì nó miễn phí, bạn có thể tự hỏi: Google Documents có tốt không? Như bạn sẽ thấy trong bài viết này, nó có nhiều điểm mạnh khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho nhiều người dùng.
Tất nhiên, mọi thứ Miễn phí đều có giới hạn của nó, Google cung cấp cho bạn 15GB miễn phí – nhưng đó là bộ nhớ của tài khoản. Có nghĩa là, mọi dữ liệu được tạo ra trong quá trình sử dụng trên Google cũng sẽ được tính vào tài khoản của bạn, bao gồm cả các tệp đính kèm trên Gmail.
Nếu bạn chỉ lưu trữ các tệp văn bản, 15GB có thể là đủ cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn làm nhiều công việc liên quan đến email và tài liệu, tôi nghĩ rằng nó sẽ không đủ. Nhưng điều đáng mừng là giá mua thêm dung lượng lưu trữ cũng khá rẻ.
Đọc thêm: Một số mẹo để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ trên Google Drive
III. Người dùng thông thường chọn ứng dụng văn phòng theo tiêu chí nào?
#Đầu tiên. Tiện
Để thuận tiện hơn trong công việc, bạn có thể sử dụng Google Docs kết hợp với ứng dụng Word của Microsoft. Với Google Docs, bạn không phải lo lắng về việc có phiên bản ứng dụng mới nhất của mình, vì Google sẽ làm điều đó cho bạn.
Và khi bạn chia sẻ tài liệu, bạn không phải lo lắng về việc phiên Tài liệu của người nhận có tương thích với tài liệu hay không. Và trên thực tế, Google Docs có thể mở tất cả các loại định dạng tệp bao gồm cả PDF và Word.
# 2. Tính năng
Không nghi ngờ gì nữa, Word chắc chắn sẽ có nhiều tính năng hơn Google Docs.
Vì vậy, nếu bạn đang làm những văn bản phức tạp thì Word sẽ là lựa chọn số 1 dành cho bạn. Ngược lại, nếu bạn chỉ thực hiện xử lý văn bản cơ bản, thì Google Tài liệu có thể là tất cả những gì bạn cần.
# 3. Bảo vệ
Nếu bảo mật tài liệu của bạn là mối quan tâm hàng đầu – ví dụ: với các tài liệu pháp lý, có thể bạn sẽ muốn sử dụng Word nhiều hơn (vì tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên ổ cứng máy tính của bạn). máy tính của bạn, không phải trên web).
Mặc dù Google có nói rằng họ sẽ cố gắng bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật cho tài liệu của bạn. Tuy nhiên, không có gì đảm bảo, vì họ không yêu cầu điều đó.
Tất nhiên, điều tương tự cũng có thể xảy ra với phiên bản Word dựa trên web. Đó là lý do tại sao bạn nên làm việc với các tệp tài liệu quan trọng trên ứng dụng Word được cài đặt trên máy tính của bạn.
#4. Nhóm làm việc
Mặc dù cả hai ứng dụng đều cung cấp khả năng làm việc nhóm theo thời gian thực, nhưng Google Tài liệu thực sự mạnh hơn về mặt này. Chia sẻ tài liệu và kiểm soát các cấp độ truy cập khác nhau cho nhiều người trên Google Tài liệu thật dễ dàng.
Nhưng việc chia sẻ và làm việc nhóm trong ứng dụng Word sẽ có phần phức tạp hơn.
Có thể bạn sẽ thích: Làm cách nào để kiểm soát quyền tải xuống tệp qua liên kết Google Drive?
# 5. Chi phí
Google Docs miễn phí 100% và hầu hết người dùng chỉ cần trả tiền nếu họ cần mua thêm dung lượng trên Google Drive.
Còn Word là ứng dụng trả phí nhưng Microsoft cũng rất chịu khó giảm giá và tung ra các chương trình khuyến mãi. Hơn nữa, nhiều nhà sản xuất máy tính đã hợp tác để tích hợp bộ ứng dụng văn phòng này trên máy tính trước khi bán ra.
IV. Kết luận
Vì vậy, trong ngắn hạn nên sử dụng Microsoft Word hoặc Google Docs?
Nếu bạn đang muốn tạo các tài liệu văn bản đơn giản, bạn cần chia sẻ nó với người khác để hoàn thành công việc và không quan tâm nhiều đến bảo mật thì Google Docs sẽ là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.
Tuy nhiên, nếu tệp tài liệu của bạn dài hoặc có bố cục phức tạp và bạn không cần cộng tác với bất kỳ ai khác, hãy chọn Microsoft Word.
Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc với nội dung “nhạy cảm” và tính bảo mật của nội dung là quan trọng, tôi khuyên bạn nên lưu tệp trên ổ cứng máy tính thay vì lưu trữ trên các dịch vụ lưu trữ. lưu trữ đám mây.
Tất nhiên, bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu các tài liệu quan trọng đó và tải chúng lên các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín làm bản sao lưu.
Với điểm mạnh và điểm yếu của mỗi loại, bạn có thể sử dụng song song cả hai và linh hoạt chuyển đổi từ cái này sang cái khác, tùy thuộc vào tình hình công việc hoặc dự án của bạn.
Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn, chúc các bạn may mắn!
Đọc thêm:
CTV: Nguyễn Hồng Khanh – Blogchiasekienthuc.com
Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!
Bản quyền thuộc: tinthuthuat.com
from tinthuthuat.com https://ift.tt/iF23YtI
via tinthuthuat.com
Nhận xét
Đăng nhận xét