6 mẹo hỗ trợ sử dụng Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn

Nguồn bài viết: 6 mẹo hỗ trợ sử dụng Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn

Nếu bạn thường sử dụng Excel trong công việc, bạn sẽ thấy rằng có một số tính năng mà bạn phải sử dụng nhiều lần, chẳng hạn như hàm VLOOKUP, bộ lọc tự động hoặc định dạng có điều kiện. sự kiện),… Các tính năng trên là những tính năng quan trọng trong Excel và chúng cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng. Hawk đã tổng hợp một số thủ thuật hỗ trợ Excel rất hữu ích, chúng ta cùng tham khảo nhé

Tuy nhiên, Excel còn mạnh hơn thế, nó còn có rất nhiều tính năng khác giúp bạn thao tác nhanh chóng và làm cho bảng tính của bạn trở nên đơn giản, đẹp và dễ hiểu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá những thủ thuật Excel ít người biết và những tính năng khá hiệu quả trong việc hỗ trợ công việc.

6 mẹo hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng với Excel

1. Công cụ bảng đòn bẩy để tổ chức dữ liệu và tiến hành phân tích nhanh

Mặc dù phần lớn dữ liệu mà chúng tôi nhập vào Excel về mặt kỹ thuật là ở định dạng bảng, nghĩa là được tổ chức thành các hàng và cột. Tuy nhiên, Excel cũng có một tính năng bảng riêng biệt cho phép bạn phân tích một nhóm dữ liệu liên quan dễ dàng hơn.

Hãy bắt đầu khám phá Công cụ bảng bằng cách nhập một tập hợp dữ liệu. Trong ví dụ dưới đây, dữ liệu là thông tin về các nhân vật trong bộ phim nổi tiếng Game of Thrones.

Để tạo bảng, hãy chọn dữ liệu của bạn. Sau khi dữ liệu được chọn, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

– Cho cửa sổ:

• Điều hướng đến tab Chèn => Bảng
• Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhớ chọn hộp Tiêu đề Chứa Dữ liệu của tôi để Excel biết cách tạo một hàng tiêu đề riêng cho các tiêu đề của bạn.
• nhấn OK

– Đối với máy MAC:

• Điều hướng đến tab Bảng trên thanh công cụ.
• Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhấp vào Mới => Chèn bảng với tiêu đề
• Nếu dữ liệu không có tiêu đề, hãy nhấp vào Mới => Chèn bảng không có tiêu đề

Dữ liệu ngay lập tức trở nên đẹp và sạch hơn nhiều với màu xanh lam trang nhã giúp phân biệt rõ ràng từng hàng, cột và ô. Lưu ý rằng Excel đã tự động thêm danh sách thả xuống, sắp xếp và lọc ở đầu mỗi cột, vì vậy chúng tôi không cần phải tự mình chèn các danh sách đó.

Thứ hai, chúng ta có thể dễ dàng thêm các hàng dữ liệu vào bảng tính mà không lo ảnh hưởng đến các công thức. Hãy thêm một hàng cho nhân vật Tyrion.

Khi nhập bắt đầu ở cuối bảng, Excel sẽ tự động thêm một hàng và tự động định dạng hàng theo thông số kỹ thuật của bảng. Hơn hết, hàm SUM () đã tạo trước đó sẽ tự động cập nhật mà không thay đổi tham chiếu ô sau khi thêm một hàng trong bảng.

Cuối cùng, chúng ta có thể dễ dàng thêm công thức vào từng hàng của bảng mà không cần sao chép và dán. Hãy tạo một cột mới tổng số tài sản của mỗi nhân vật bằng cách thêm các Lâu đài thuộc sở hữu và Nhà thuộc sở hữu của họ.

Trong hàng đầu tiên của cột, lấy SUM của các cột thuộc sở hữu của Lâu đài và Ngôi nhà thuộc sở hữu. Lưu ý rằng thay vì sử dụng tham chiếu ô tiêu chuẩn, Excel đã sử dụng định dạng mới:
= SUM ([@ [Houses owned]], [@ [Castles owned]]). Và công thức tự động áp dụng cho mọi ô trên bảng.

2. Sử dụng công thức CHUYỂN ĐỔI để thực hiện các phép tính một cách nhanh chóng

Khi làm việc, chúng ta thường thấy mình cần phải thực hiện chuyển đổi đơn vị trong Excel, chẳng hạn như độ F sang độ C hoặc kilogam sang pound, đặc biệt là khi làm việc trong môi trường quốc tế.

Quá trình này thường khá phức tạp và yêu cầu sao chép và dán thủ công. Tuy nhiên, có một cách dễ dàng hơn: Excel bao gồm một hàm chuyển đổi chung gọi là CONVERT () để chuyển đổi trọng lượng, khoảng cách, thời gian và nhiệt độ từ đơn vị này sang đơn vị khác.

Công thức CONVERT có dạng như sau: = CONVERT (number, from_unit, to_unit)

Các đối số from_unit và to_unit là các chuỗi được kéo từ một tập hợp các đơn vị được xác định trước và cài sẵn trong Excel. Dưới đây là một số chuyển đổi đơn vị hữu ích:

• Khoảng cách
• Nhiệt độ
• Thời gian

Hãy thử chuyển đổi nhiệt độ ưa thích của mỗi nhân vật từ độ F sang độ C. Thay vì tìm kiếm công thức chuyển đổi, chúng ta có thể chỉ cần sử dụng công thức sau trong ô Bảng:

Ví dụ: = convert ([@[Preferred temp (F)]]“F”, “C”)

3. Sử dụng hàm DATEDIF để tính toán sự khác biệt giữa các ngày

Chúng ta thường cần tính toán sự khác biệt giữa các ngày trong bảng tính, đặc biệt là khi định dạng bảng được sử dụng để tạo biểu đồ và đồ thị. Nhiều người dùng Excel sử dụng nhiều cột chứa đầy nội dung phức tạp YEAR (), MONTH () và DAY () để trích xuất và so sánh thông tin ngày từ các ô khác nhau.

Nhưng có một cách dễ dàng hơn đó là sử dụng hàm DATEDIF (). DATEDIF () cho phép người dùng nhận được sự khác biệt giữa hai ngày bằng cách sử dụng một số cài đặt Excel được xác định trước. Ví dụ, chúng tôi có thể tìm thấy tổng số chênh lệch giữa hai ngày, tính bằng ngày. Hoặc chúng ta có thể tìm sự khác biệt giữa hai ngày bỏ qua năm và tháng của chúng, để chỉ xem xét các ngày bằng số.

Công thức hàm DATEDIF (): = DATEDIF (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, đơn vị)

Đối số đơn vị đó cho Excel biết sự khác biệt dựa trên điều gì, hãy tham khảo bảng sau:

Ví dụ, để tìm sự khác biệt về ngày giữa sinh nhật của Cersei và Tyrion, chúng ta có thể áp dụng công thức

= DATEDIF (D5, D18, “D”)

Nếu chúng ta muốn tra cứu cùng một giá trị theo năm, chúng ta có thể sử dụng một công thức tương tự, với đối số đơn vị được sửa đổi một chút:

= DATEDIF (D5, D18, “Y”)

4. Phân tích so sánh dữ liệu kỹ thuật số bằng Thanh dữ liệu

Việc thiết lập một biểu đồ trong Excel mất rất nhiều thời gian. Bạn phải chọn tập dữ liệu của mình, tạo biểu đồ và đảm bảo rằng dữ liệu đang được hiển thị chính xác. Sau đó, bạn phải định dạng biểu đồ, thêm nhãn trục, tiêu đề, đường lưới, v.v. Biểu đồ là một công cụ tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu với hình ảnh đẹp trong Excel, nhưng nếu bạn chỉ muốn xem cách nhanh tất cả dữ liệu và so sánh thì sao?

Thanh dữ liệu là một cách hữu ích để trực quan hóa các so sánh với Định dạng có điều kiện mà không cần trải qua các bước lập biểu đồ.

Để bắt đầu, chỉ cần chọn một hàng hoặc cột số để so sánh, sau đó trên Windows hoặc Mac, nhấn Trang chủ => Định dạng có điều kiện => Thanh dữ liệu và chọn thanh màu sẽ sử dụng để so sánh.

Các ô trong hàng hoặc cột đã chọn sẽ tự động điền vào các thanh dữ liệu trong ô. Độ dài của các thanh này sẽ tỷ lệ thuận với dữ liệu dùng để so sánh, số càng lớn thì thanh càng dài và ngược lại.

5. Xác định xu hướng theo thời gian bằng cách sử dụng biểu đồ thu nhỏ

Các thanh dữ liệu được mô tả ở trên là một cách dễ dàng để có được sự so sánh trực quan giữa các dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, chúng không giúp ích gì khi bạn muốn so sánh dữ liệu theo thời gian.

Tất nhiên, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu, nhưng nó sẽ trở nên cồng kềnh và lộn xộn nếu chúng ta cố gắng xem xét nhiều tập dữ liệu cùng một lúc.

May mắn thay, Excel có một cách dễ dàng hơn để trực quan hóa dữ liệu này: Đường gấp khúc.

Đường gấp khúc là một loại biểu đồ nhỏ trong Excel hiển thị dữ liệu thay đổi theo thời gian trong một ô. Dưới đây là một ví dụ về Sparklines được sử dụng để hiển thị các xu hướng về ngôi nhà thuộc sở hữu của một số người khác nhau theo thời gian:

Thực hiện theo các hướng dẫn bên dưới để tạo Sparklines của riêng bạn.

– Cho cửa sổ:

• Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột, đây là nơi mà các biểu đồ thu nhỏ sẽ được chèn vào. (Lưu ý: Các dòng nhỏ chỉ có thể được chèn vào các ô liền kề trong một cột, chúng không hoạt động tốt khi được sử dụng trong các ô liền kề trong một hàng.)
• Bấm Chèn, sau đó chọn loại Đường gấp khúc bạn muốn chèn trong phần Đường gấp khúc. Một số tùy chọn bao gồm biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ thắng / thua. Chọn loại sẽ hiển thị tốt nhất dữ liệu của bạn.
• Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Biểu đồ thu nhỏ của mình trong hộp Phạm vi dữ liệu. Dải dữ liệu bạn chọn phải là mảng 2 chiều và số hàng của nó phải luôn giống với số ô bạn đã chọn trước khi tạo Biểu đồ thu nhỏ.
• Bấm OK.

– Đối với Mac:

• Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột, đây là nơi mà các biểu đồ thu nhỏ sẽ được chèn vào.

Lưu ý: Các dòng nhỏ chỉ có thể được chèn vào các ô liền kề trong một cột, chúng không hoạt động tốt khi được sử dụng trong các ô liền kề trong một hàng.

• Nhấp vào Biểu đồ, sau đó chọn loại Đường gấp khúc bạn muốn chèn trong phần Chèn Đường gấp khúc. Một số tùy chọn bao gồm biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ thắng / thua. Chọn loại sẽ hiển thị tốt nhất dữ liệu của bạn.
• Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Biểu đồ thu nhỏ của mình trong hộp Phạm vi dữ liệu. Dải dữ liệu bạn chọn phải là mảng 2 chiều và số hàng của nó phải luôn giống với số ô bạn đã chọn trước khi tạo Biểu đồ thu nhỏ.
• Bấm OK.

Biểu đồ thu nhỏ giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng giải thích các xu hướng trong dữ liệu mà không cần đầu tư thời gian và công sức để tạo biểu đồ.

6. Sắp xếp dữ liệu bằng các Sắp xếp tùy chỉnh khác nhau

Nếu là người dùng Excel lâu năm, chắc hẳn bạn đã quen với việc sử dụng Sắp xếp để sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý và mạch lạc.

Nhưng nhiều người dùng Excel không biết rằng có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ, chúng ta có thể sắp xếp một trang tính theo họ và nếu hai người trên trang tính có cùng họ, hãy sắp xếp theo họ. Mỗi cấp độ sắp xếp có thể được tùy chỉnh hoàn toàn với nội dung được sắp xếp từ A đến Z hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất.

Để tùy chỉnh tính năng Sắp xếp trên cả Windows và Mac, hãy chọn dữ liệu của bạn, sau đó nhấp vào Dữ liệu => Sắp xếp => Sắp xếp tùy chỉnh. Một cửa sổ mới hiện ra hỏi bạn muốn sắp xếp theo cột nào trước và theo cách nào. Nhấn vào biểu tượng + ở cuối màn hình để thêm cấp độ sắp xếp. Bạn có thể chọn sắp xếp dựa trên giá trị ô (số hoặc bảng chữ cái) hoặc dựa trên các tính năng nâng cao hơn như màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng.

Trong ví dụ sau, chúng tôi sẽ sử dụng Sắp xếp tùy chỉnh nâng cao để sắp xếp lại danh sách các ký tự theo thứ tự bảng chữ cái theo họ, sau đó theo giới tính và cuối cùng là theo tài sản sở hữu.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách gộp ô trong Excel trong vòng 5 phút

Xem thêm nhiều bài viết về : Thủ thuật máy tính

Bản quyền thuộc: tinthuthuat.com

from tinthuthuat.com https://ift.tt/2SvncFP
via tinthuthuat.com